ASPEK HUKUM KEARSIPAN
Hukum : norma yang mengandung muatan tentang hak, kewajiban dan upaya pemaksa terhadap pelanggaran atas pelaksanaannya.
èNorma yang mengatur segala hal ihwal tentang arsip
• Bentuk Corak Arsip
1. Arsip Tekstual
Paper Records/Paper Based Records
Conventional Records
Human Readable Records
Eye Readable Records
Hard Copy
2. Arsip Audio-Visual
Audio-visual Based Records
2.1. Gambar Statik
Still Images
2.2. Citra Bergerak
Moving Images
2.3. Rekaman Suara
Sound Recording
3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Cartographic & Architectural Records
4. Arsip Bentuk Mikro
Microfilm, Microfiche, -
Computer Output Microfilm
5. Arsip Elektronik
Electronic Records/Electronic
Based-Records
Computer Records
Machine Readable Records
Cartographic & Architectural Records
4. Arsip Bentuk Mikro
Microfilm, Microfiche, -
Computer Output Microfilm
5. Arsip Elektronik
Electronic Records/Electronic
Based-Records
Computer Records
Machine Readable Records
• Konvensi dan Kaidah Kearsipan Internasional
1.Konvensi Den Haag 1954 tentang Perlindungan Arsip dari Konflik Bersenjata dan Perang
2.Konvensi Wina 1983 tentang Pengaturan Arsip Pasca Kemerdekaan
3.Asas-asas di Bidang Kearsipan : Principle of Provenance/Respect des Fonds dan Principle of Original Order
• Peraturan Perundang-undangan Kearsipan
1. Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Undang-Undang RI No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
3. Undang-Undang RI No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
4. Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
5. Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 tentang penyusutan Arsip
6. Peraturan Pemerintah RI no. 87 tahun 1999 Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan
7. Peraturan Pemerintah RI no. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi
8, Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip ` Statis
9. Keputusan Men PAN No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum tata Naskah Dinas
10. SE Ka ANRI No. SE/01/1981 Penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip
11. SE Ka ANRI No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilaiguna Arsip
12. Kep Bersama Ka. ANRI dengan Ka BKN No. 02 Tahun 2000/22 Tahun 2000 tentang JRA Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara
• ASPEK HUKUM DARI PENCIPTAAN ARSIP
• Adalah bagaimana mengamankan baik secara fisik maupun informasi sejak diciptakannya surat, khususnya yang digolongkan sebagai surat rahasia
• Pengamanan surat rahasia :
1. Penyusunan surat
- Konsep dibuat sendiri/pejabat yg ditunjuk
- Konsep dalam formulir tersendiri
- Karbon segera musnahkan
- Gunakan sandi/kode tertentu
2. Pengetikan Surat
Ø oleh unit kerja tersendiri/petugas fungsional khusus yang ditunjuk
Ø Tembusan dibuat minimal dan disimpan di unit kerja khusus/yang ditunjuk
Ø Kode kerahasiaan dicantumkan pada kepala surat
Ø Pengetikan melalui komputer, setelah selesai, file harus dihapus atau disimpan secara khusus
3. Penyampaian Surat
Ø Amplop/sampul surat rangkap 2 (dua)
Ø Kode kerahasiaan dicantumkan pada amplop/sampul bagian dalam
Ø Penggunaan teknologi maju tidak dipergunakan dalam penyampaian, apabila kerahasiaan tidak terjamin
2. Undang-Undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok Pokok Kepegawaian
pasal 6 :
(1) Setiap PNS wajib menyimpan rahasia jabatan
(2) Pegawai Negeri hanya dapat mengemukakan rahasia jabatan kepada dan atas perintah pejabat yang berwajib atas kuasa undang-undang
• Penjelasan pasal 6 ayat (1) :
Rahasia : rencana kegiatan atau tindakan yang akan, sedang atau telah dila
kukan yang dapat mengakibatkan kerugian yang besar atau dapat menimbulkan bahaya, apabila diberitahukan kepada atau diketahui oleh orang yang tidak berhak.
Rahasia jabatan : rahasia mengenai atau yang ada hubungannya dengan jabatan
• RAHASIA JABATAN, dapat berupa :
• Dokumen tertulis : surat, notulen rapat, peta dll
• Rekaman suara
• Perintah/keputusan lisan dari seorang atasan
Apakah sesuatu rencana, kegiatan atau tindakan bersifat rahasia jabatan, begitu juga tingkatan klasifikasi ( sangat rahasia, konfidensil atau terbatas) dan sampai bilamana hal itu menjadi rahasia jabatan, harus ditentukan dengan tegas oleh pimpinan instansi yang bersangkutan
3. Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin PNS
4. KUHP
a. Pasal 112
Barang siapa dengan sengaja mengumumkan surat-surat, berita-berita atau keterangan-keterangan yang diketahui bahwa harus dirahasiakan untuk kepentingan negara, atau dengan sengaja memberitahukan atau memberikannya kepada negara asing, kepada seorang raja atau suku bangsa, diancam dengan pidana penjara paling lama tujuh tahun
b. Pasal 322 ayat (1) :
Barang siapa dengan sengaja membuka rahasia yang wajib disimpannya karena jabatan atau pencahariannya, baik yang sekarang maupun yang dahulu, diancam dengan pidana penjara paling lama sembilan bulan atau denda……. dst
• Aspek hukum dari tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip :
Arsip disimpan untuk digunakan, penyalahgunaan arsip yang tidak dilandasi kewenangan, dalam hal tersebarnya informasi yang rahasia dapat dikenai pasal-pasal pembocoran informasi/arsip
è Mengalihmediakan arsip dari media kertas ke dalam media lain yang hemat tempat dan tenaga.
Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan(Pasal 12 –15)
Pasal 12 :
(1) Dokumen Perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan
(2) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional
(3) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.
Pasal 13 :
Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi
Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi
Pasal 14 :
(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan ybst, dengan dibuatkan berita acara
(2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat :
a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi
b. Keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
c. Tanda tangan dan nama jelas pejabat ybst
Pasal 15 :
(1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah
(2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya
¡ Aspek hukum pada tahap penyusutan arsip :
Kepentingan arsip yang tercipta meliputi kepentingan :
- Intern organisasi
- Partner
- Auditor
- Perpajakan/kepabeanan
- Peradilan (pemenuhan hak & kewajiban, jatuh tempo, kadaluwarsa)
Pasal 4 (3) Peraturan Pemerintah
No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip
Pemusnahan
- dalih untuk menghilangkan berbagai kecurangan
- dalih untuk menghilangkan berbagai kecurangan
èHarus dilakukan berdasarkan prosedur dan tata cara yang benar dan sah sehingga hilangnya arsip karena pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan
l Pasal 8, Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979
(1) Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih ditetapkan oleh pimpinan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan setelah mendengar pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian
(2) Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan keputusan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional
(3) Pasal 19
Undang-Undang No.8 Tahun 1997
Undang-Undang No.8 Tahun 1997
(1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan
(2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan berdasar jadwal retensi
• Pasal 19 ayat (3), Undang-Undang No. 8 Tahun 1997
(3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggungjawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal :
a. Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1), atau
b. Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.
c. Pasal 44
Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
} menghambat proses penegakan hukum;
} mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
} membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
} mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
} merugikan ketahanan ekonomi nasional;
} merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
} mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
} mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
} mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
} Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup
} Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.
Penyusutan arsip meliputi:
Ps 49
Ps 49
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan èdiatur oleh pimpinan pencipta arsip.
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Pemusnahan (Pasal 51) :
dilakukan terhadap arsip yang:
• tidak memiliki nilai guna;
• telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
• tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
• tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara
– wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
– merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan
Penyerahan (Ps 53) :
} Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI.
} Arsip statis) adalah arsip yang:
} memiliki nilai guna kesejarahan; dan
} telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA.
} Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan
Akses Arsip Statis (Pasal 64) :
} didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
} Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum
} Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup kepala ANRI/ kepala lembaga kearsipan dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun
} Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya. Dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
• Keterbukaan arsip statis sebelum 25 th dengan pertimbangan:
} tidak menghambat proses penegakan hukum;
} tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
} tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
} tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
} tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
} tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
} tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
} tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
} tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
• AUTENTIKASI (Ps 68-69) :
} Autentikasi arsip statis terhadap arsip dapat dilakukan oleh lembaga kearsipan.
} Ketentuan mengenai autentisitas arsip statis yang tercipta secara elektronik dan/atau hasil alih media harus dapat dibuktikan dengan persyaratan yang diatur dengan peraturan pemerintah.
} Lembaga kearsipan berwenang melakukan autentikasi arsip statis dengan dukungan pembuktian.
} Untuk mendukung kapabilitas, kompetensi, serta kemandirian dan integritasnya dalam melakukan fungsi dan tugas penetapan autentisitas suatu arsip statis, lembaga kearsipan harus didukung peralatan dan teknologi yang memadai.
} Dalam menetapkan autentisitas suatu arsip statis, lembaga kearsipan dapat berkoordinasi dengan instansi yang mempunyai kemampuan dan kompetensi.
• Yang dimaksud dengan “arsip yang autentik” adalah arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
Peran Serta Masyarakat (Ps 71-77):
perseorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan
perseorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan
} dapat diwujudkan dalam ruang lingkup pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan
} Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip dengan cara:
a. menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan negara; dan
b. menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Peran serta masyarakat dalam penyelamatan arsip :
• menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan;
• melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip oleh lembaga negara tanpa melalui prosedur sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini; dan
• melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme melalui koordinasi dengan lembaga terkait.
} Pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip.
} Pemerintah dapat memberikan imbalan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam penyerahan arsip yang masuk dalam kategori DPA.
} Peran serta masyarakat dalam penggunaan arsip dilaksanakan melalui pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai dengan prosedur yang benar.
} Peran serta masyarakat dalam penyediaan sumber daya pendukung dengan cara:
} menggalang dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan;
} melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
} menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya.
} Masyarakat dapat menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
} Organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan menyerahkan arsip statis dari kegiatan yang didanai dari anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri kepada lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan pe
• SANKSI ADMINISTRATIF : Teguran tertulis (Ps 78)
} Melanggar kwajiban pengelolaan arsip statis sbg lembaga kearsipan nasional, daerah provinsi, kab, perguruan tinggi (Ps 19 (2), 22 (4), 24 (4), 27 (4))
} Tidak memiliki JRA (Ps 48 (1))
} Tidak membuat DPA dan mengumumkan pd publik (Ps 60 (3))
è 6 bl, Tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau ppelaksana: penundaan kenaikan gaji berkala maks 1 tahun è6 bl, penundaan kenaikan pangkat maks 1 tahun
• SANKSI ADMINISTRATIF : Teguran tertulis (Ps 79)
• Melanggar kewajiban membuat program arsip vital (Ps 56 (1))
• Kewajiban menjamin kemudahan akses terhadap arsip statis (Ps 64 (1))
è 6 bl, Tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana: penurunan gaji 1 kali kenaikan gaji berkala maks 1 tahun è6 bl, penurunan pangkat pd pangkat setingkat lebih rendah maks 1 tahun
• SANKSI ADMINISTRATIF : Teguran tertulis (Ps 80)
} Tidak membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, JRA, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip (Ps 40 (4))
} Pencipta arsip tidak menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip (Ps 42 (1))
} Tidak memberaskan dan melaporkan : kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, msh strategis
è6 bl, Tidak melakukan perbaikan, pejabat , pimp dan/atau pelaksana: penurunan pangkat pd pangkat setingkat lebih rendah maks 1 tahun è 6 bl, pembebasan dari jabatan
KETENTUAN PIDANA
• Menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orla yg tdk berhak è pid penjara maks 5 th, denda : Rp. 250 jt
• Menyediakan arsip dinamis kpd pengguna yg tdk berhak è pid penjara maks 3 th, denda ; Rp 125 jt
• Tdk menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yg terjaga untuk kepentingan negara è pid penjara maks 1 th, denda : Rp 25 jt
KETENTUAN PIDANA
} Tidak memberkaskan dan melaporkan (Ps 43(1)), pid penjara maks 10 th, denda : Rp. 500 jt
} Tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup.Pid penjara maks 5 th, denda ; Rp. 250 jt
} Memusnahkan arsip di luar prosedur. tertutup.Pid penjara maks 10 th, denda ; Rp. 500 jt
} Memperjualbelikan/menyerahkan arsip yg memiliki nilai guna kesejarahan.Pid penjara maks 10 th, denda ; Rp. 500 jt
} Pihak ke-3 yg tidak menyerahkan arsip yg dibiayai dg anggaran negara . Pid penjara maks 5 th, denda ; Rp. 250 jt
ALAT BUKTI
Pasal 184 KUHAP(UU No. 8 tahun 1981) :
Pasal 184 KUHAP(UU No. 8 tahun 1981) :
• Keterangan Saksi
• Keterangan Ahli
• Surat
• Petunjuk
• Keterangan terdakwa
ALAT BUKTI
Pasal 1866 KUHPerd :
Pasal 1866 KUHPerd :
• Bukti surat
• Bukti saksi
• Persangkaan-persangkaan
• Pengakuan
• Sumpah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar